Toraja Utara, 5 Agustus 2026— Mahasiswa KKNT Gelombang 116 Universitas Hasanuddin melaksanakan program kerja **Digitalisasi Administrasi Arsip Surat Berbasis Cloud** di Lembang Kantun Poya. Program ini dilaksanakan sebagai upaya membantu pemerintah lembang dalam meningkatkan pengelolaan arsip surat agar lebih tertata, mudah disimpan, serta lebih cepat ditemukan ketika dibutuhkan.

Program tersebut dilatarbelakangi oleh kondisi pengarsipan surat di Lembang Kantun Poya yang sebelumnya masih menghadapi kendala dalam penyimpanan dan pencarian dokumen. Surat masuk maupun surat keluar belum terdokumentasi secara terstruktur dalam satu sistem, sementara sebagian surat juga diterima melalui WhatsApp dalam bentuk foto atau berkas digital sehingga berisiko tercecer dalam riwayat percakapan.

Melalui program ini, mahasiswa memperkenalkan sistem pengarsipan berbasis *cloud* dengan memanfaatkan proses pemindaian dokumen, **Google Drive** sebagai media penyimpanan, serta **Google Spreadsheet** sebagai register surat. Setiap dokumen yang telah dipindai dan diberi nama sesuai standar kemudian disimpan ke Google Drive dan dicatat dalam spreadsheet sehingga data surat dapat terhubung langsung dengan dokumen digitalnya.
Ryan Eliezer Ady Parante, mahasiswa KKNT Gelombang 116 Universitas Hasanuddin sekaligus pelaksana program, menjelaskan bahwa sistem tersebut dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan arsip, terutama dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen.

Hal tersebut mendapat tanggapan positif dari **Erna, Sekretaris Lembang Kantun Poya**. Menurutnya, program digitalisasi arsip surat sangat membantu pekerjaan administrasi di lembang, khususnya ketika dokumen lama kembali dibutuhkan.

> “Sangat-sangat membantu dan sangat baik. Karena dari saya masuk jadi sekretaris, belum ada kegiatan ini dilakukan di kabupaten. Jadi dengan adanya program kerja kalian, dengan persuratan ini, sangat membantu.”

Ibu Erna menjelaskan bahwa melalui sistem tersebut, surat masuk dan surat keluar dapat disimpan dalam Google Drive sehingga tidak lagi sepenuhnya bergantung pada arsip fisik. Dokumen yang telah tersimpan juga dapat dicari dan dibuka kembali ketika diperlukan, termasuk untuk kebutuhan masyarakat yang membutuhkan salinan surat yang pernah dikeluarkan oleh lembang.

> “Ketika ada surat masuk, surat keluar, saya bisa arsipkan di Google Drive. Jadi saya bisa simpan tanpa ada dalam bentuk fisik, saya simpan di laptop. Jadi ketika dibutuhkan, nanti gampang untuk membukanya, untuk mencari.”

Selain memberikan kemudahan dalam pengelolaan arsip, program ini juga diarahkan agar dapat terus digunakan setelah kegiatan KKNT berakhir. Sistem yang diterapkan memungkinkan perangkat lembang mengakses arsip dari berbagai perangkat selama memiliki koneksi internet dan hak akses yang sesuai.

Ibu Erna juga menyampaikan komitmennya untuk meneruskan penggunaan sistem tersebut bersama staf sekretariat lainnya. Pengetahuan yang diperoleh dari mahasiswa akan dibagikan kepada staf agar pengelolaan arsip tidak hanya bergantung pada satu orang dan pelayanan administrasi kepada masyarakat tetap dapat berjalan.

> “Bukan hanya untuk saya pribadi, pasti nanti saya akan bagi ilmu kepada staf yang lain. Karena saya kebanyakan tugas luar, jadi ketika ada surat masuk, ada surat keluar, pasti saya akan membagi ilmu kepada teman-teman yang lain. Jadi jangan sampai pekerjaan di Lembang itu mandek.”

Program Digitalisasi Administrasi Arsip Surat Berbasis Cloud diharapkan dapat menjadi langkah awal dalam membangun tata kelola administrasi persuratan yang lebih tertib, efisien, dan mudah diakses di Lembang Kantun Poya. Keberlanjutan sistem oleh perangkat lembang menjadi bagian penting agar manfaat program tetap dapat dirasakan setelah berakhirnya kegiatan KKNT Gelombang 116 Universitas Hasanuddin.